KPIs im Einkauf

Nicht ohne Grund liegt der Fokus im Einkauf oft auf den Kosten. Doch das greift zu kurz, wenn die Beschaffung strategisch ausgerichtet sein soll.

Der Einkauf ist im Unternehmen in erster Linie dafür verantwortlich, die nötigen Materialien, Betriebsmittel, C-Teile oder Produkte zu möglichst guten Preis- und Lieferbedingungen zu beschaffen. Der Fokus liegt dementsprechend oft darauf, die Kosten für diese Anschaffungen möglichst gering zu halten. Dazu gehört auch, die internen Prozesse möglichst schlank und effizient zu gestalten, um intern Zeit und Ressourcen zu sparen.

Obwohl Kosteneinsparungen eine wichtige Kennzahl im Einkauf sind, sollte der Fokus im Einkauf nicht nur darauf liegen. Denn um seiner Rolle als strategischer Wertschöpfer im Unternehmen gerecht zu werden, braucht der Einkauf auch messbare Ziele, die das gesamte Unternehmen betreffen. Hinzu kommt, dass Faktoren wie die Inflation die Kennzahl Kosteneinsparung schnell verfälschen können. Es braucht also KPIs, die über die reinen Zahlen hinausgehen, die dabei helfen, die richtigen strategischen Schwerpunkte zu setzen und ebenso Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und unternehmensweite Themen wie Nachhaltigkeit miteinbeziehen.

Die Top-Kennzahlen im Einkauf

Anhand bestimmter Leistungskennzahlen – auch als Key Performance Indicator (KPI) bezeichnet – lässt sich die Leistung eines Unternehmens oder einer Abteilung messen. Diese werden für bestimmte Aktivitäten oder Bereiche ausgewählt und über festgelegte Zeiträume hinweg beobachtet. Diese Messung dient als Basis für Steuerung und Planung und zur weiteren Optimierung. Prinzipiell entscheiden Unternehmen und Abteilungen gemeinsam, an welchen KPIs sie sich messen lassen möchten – denn die Auswahl ist immer abhängig von den Unternehmenszielen. Viele Einkaufsabteilungen legen dabei den Fokus auf KPIs wie Kosten, Einkaufsvolumen, Zahlungsziel und Skonto. Auch Kennzahlen wie Lieferantenanzahl, Liefertermintreue und Reklamationsquote sowie Bestelldurchlaufzeit und interne Aspekte wie Lead Time und interne Auftragskosten spielen eine Rolle.

Um Schlüsse aus den KPIs ziehen zu können, müssen sie mit den Ergebnissen anderer verglichen werden, beispielsweise denen der Konkurrenz. Doch auch hier spielen weitere Faktoren eine wichtige Rolle, etwa die Größe des Unternehmens oder wie spezialisiert dessen Produkt und damit die nötige Ausstattung ist. Auch kann es sich durchaus lohnen, in interne Prozesse zu investieren, statt deren Kosten zu senken, beispielsweise in ein durchdachtes Lieferantenmanagement. Was gute Zahlen sind, kommt also auf das Unternehmen und seine Prioritäten an.

Ziele im Einkauf: KPIs strategisch auswählen

Bei der Wahl geeigneter KPIs auf Basis dieser Prioritäten und Ziele steht meist schnell die Frage im Raum, wie operativ der Einkauf agieren soll. Bei einem stark operativ ausgerichteten Einkauf ist der Fokus auf Kosten und Lieferanten gerechtfertigt. Soll der Einkauf aber sein volles Potenzial als strategischer Wertschöpfer nutzen, braucht es übergreifende Ziele. Dazu gehören dann beispielsweise KPIs mit Bezug auf die Lieferanten- und Vertragsstruktur (etwa der Anteil von Langfristverträgen) oder die Bestandsoptimierung.

Aber auch den Faktor Mensch muss ein strategisch ausgerichteter Einkauf miteinbeziehen, etwa über die KPIs Weiterbildung der Mitarbeiter sowie Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit. So hängt die Qualität der eigenen Produkte und Dienstleistungen stark von Kompetenz und Engagement der eigenen Mitarbeiter ab. Es lohnt sich also, in deren Bildung zu investieren, um gut aufgestellt zu sein. Der KPI Kundenzufriedenheit gibt wichtige Auskünfte über die Qualität der angebotenen Leistungen. Hier gilt: Zufriedene Kunden kommen wieder – diese Kennzahl ist also wichtig in Bezug auf Themen wie Empfehlungsmanagement und langfristige Kundenbindung. Ebenso wirkt sich der KPI Mitarbeiterzufriedenheit auf die Produktivität des gesamten Unternehmens aus – denn wer motiviert ist, weil Arbeitsbedingungen und Betriebsklima stimmen, ist oft engagierter bei der Sache.

Letztlich kann der Einkauf mit den passenden KPIs auch andere strategische Themen vorantreiben, die das gesamte Unternehmen oder sogar die ganze Supply Chain betreffen, etwa die Nachhaltigkeit. Hier kann der Fokus auf Arbeits- und Sozialstandards bei Zulieferern, Ausgaben für soziales Engagement, gezahlte Steuern, Energie- und Materialverbrauch, Abfall- und Abwassermenge sowie den Recycling-Anteil in Produkten, statt auf reine Kostenreduzierung, den Unterschied machen.

Effiziente Abläufe zahlen auf verschiedene KPIs ein

Um sich seiner Rolle als strategischer Wertschöpfer im Unternehmen widmen zu können, muss der Einkauf entsprechend aufgestellt sein. Mit digitalen Beschaffungsplattformen wie Wucato lassen sich interne Prozesse effizienter gestalten, was interne Zeit und Ressourcen spart und sich wiederum positiv auf die entsprechenden Leistungskennzahlen auswirkt. Dank digitaler Abläufe erleichtert Wucato beispielsweise das Rechnungs- und Lieferantenmanagement oder Freigabeprozesse. So bleibt mehr Zeit für strategische Themen.