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Digital statt manuell: Wareneingang optimieren

Mit der Plattformlösung von Wucato lässt sich der Wareneingang optimieren und effizienter gestalten.

Wenn Unternehmen bei unterschiedlichen Lieferanten bestellen, bedeutet das für den Wareneingang: viele Pakete, die unkoordiniert eintreffen und bearbeitet werden müssen. Mit einer digitalen Plattformlösung lässt sich der Wareneingang deutlich effizienter gestalten.

Ein Großteil der B2B-Unternehmen bezieht A- und B-Teile von einem Händler, C-Teile hingegen von vielen unterschiedlichen Lieferanten. Wenn die Ware dann ungebündelt und zeitversetzt am Wareneingang eintrifft, ist es für die Mitarbeiter aus der Logistik oft eine große Herausforderung, die Bestellungen klar zuzuordnen, richtig im System zu verbuchen und schnell weiter zu verteilen. Fehlende Angaben auf dem Lieferschein, beispielsweise zum konkreten Adressaten oder zur zuständigen Kostenstelle, sind keine Seltenheit und verzögern den Wareneingangsprozess durch zusätzlichen Rechercheaufwand. In Folge stapeln sich die Pakete im Betriebslager. Deshalb ist ein koordinierter Wareneingang ein wesentlicher Bestandteil der Lageroptimierung im C-Teile Management. Nur wenn die Wareneingangskontrolle zügig von statten geht, kann die richtige Ware zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort sein – und das Unternehmen effizient arbeiten.

 

Kostentreiber beim Wareneingang

Der papierbasierte Wareneingangsprozess ist bei vielen Unternehmen noch immer Standard, obwohl er im Vergleich zu digitalen Lösungen zeitintensiver und fehleranfälliger ist. Lieferscheine, Belege oder wichtige Notizen können verloren gehen. Die manuelle Ablage und Weiterleitung des Lieferscheins an den Einkauf – insbesondere an verschiedenen Standorten – ist mit viel Aufwand verbunden und auch bei der händischen Eingabe des Wareneingangs ins ERP-System kommt es häufig zu Fehlern. Dabei lassen sich diese unnötigen Kostentreiber ganz einfach umgehen: mit der Umstellung vom papierbasierten auf einen digital optimierten Wareneingang.

 

Wareneingang optimieren: Vier Lösungen

Mit einer digitalen Beschaffungsplattform wie Wucato lassen sich auch nachgelagerte Prozesse wie der Wareneingang erheblich vereinfachen und effizienter gestalten. Dafür bietet Wucato verschiedene Funktionen, die den kompletten Wareneingangsprozess abdecken.

 

1. Lieferanten konsolidieren

Je weniger Lieferanten, desto weniger Wareneingänge gibt es zu verbuchen – ein einfacher und zugleich effektiver Weg, um den Aufwand bei der Wareneingangsprüfung zu minimieren und die Mitarbeiter zu entlasten. Wucato bietet ein breites Sortiment an C-Teilen und liefert die Ware als Sammellieferung gebündelt von wenigen Lieferanten. Auch bereits bestehende Lieferanten und Verträge können problemlos integriert werden.

 

2. Lieferschein generieren

Ein koordinierter Wareneingang beginnt bereits bei der Beschaffung. Wichtige Informationen wie Empfänger, Kostenstelle oder Kostenträger können den Artikeln im Warenkorb direkt bei der Bestellung zugeordnet werden, sodass der anschließend generierte Lieferschein keine Fragen offenlässt und die Ware schnell am richtigen Bestimmungsort ankommt.

 

3. Wareneingang digitalisieren mit EDI-Schnittstelle

Warum kompliziert per Hand, wenn es auch ganz einfach digital geht? Dokumente wie Lieferavis werden automatisiert und in Sekundenschnelle per EDI (Electronic Data Interchange; deutsch: Elektronischer Datenaustausch) in das eigene ERP-System übertragen und verbucht. Damit gehören Zeitverzögerungen durch die Weiterleitung des Lieferscheins an den Einkauf oder manuelle Eingabefehler der Vergangenheit an. Auch der Zeitpunkt der Datenübermittlung ist frei wählbar – ob in Echtzeit oder einmal pro Tag.

 

4. Wareneingangskontrolle: Volle Transparenz

Ein weiterer Vorteil von EDI: Alle berechtigten Mitarbeiter können die relevanten Dokumente jederzeit einsehen – ob beim Wareneingang oder in der Buchhaltung. Das macht Kommunikationswege deutlich kürzer und erleichtert die Kontrolle.

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