Mit nur wenigen Klicks zur effektiven Rollenverteilung im strategischen und operativen Einkauf
Strategische und operative Einkäufer haben viele verschiedene Aufgaben, die aufgrund von Digitalisierung und internationalen Lieferketten immer komplexer werden. Damit die beiden Bereiche strukturiert, effizient und zielorientiert zusammenarbeiten, bedarf es nicht nur guter Kommunikation, sondern auch einer Beschaffung mit einer klaren und individuellen Rollenverteilung.
Die digitale Transformation im Einkauf schreitet voran. Sie bringt Vorteile für die Beschaffung, aber auch Herausforderungen. So profitieren operativer und strategischer Einkauf im Arbeitsalltag von digitalen Beschaffungsplattformen, auf denen sich das gesuchte Produkt mit nur wenigen Klicks bestellen lässt. Ohne eine klare Rollenverteilung und festgelegte Kaufprozesse begünstigen solche Portale aber auch unabgestimmte Bestellungen im Alleingang, das sogenannte Maverick Buying. Abhilfe schaffen individuelle Zugangsrechte und durchdachte Kontroll- und Freigabeprozesse.
Welche Aufgaben haben strategischer und operativer Einkauf?
Operativer und strategischer Einkauf haben die gleichen Ziele, aber erfüllen unterschiedliche Aufgaben auf dem Weg dorthin: Der operative Einkauf stellt die Versorgung des Unternehmens mit Waren sicher. Im Tagesgeschäft stimmt sich der Bereich mit Lieferanten und Dienstleistern über Bestellungen, Liefertermine, Retouren, und Reklamationen ab und erledigt einen Großteil der Administration. Im Gegensatz dazu setzt der strategische Einkauf eine Ebene darüber an: Er analysiert Bedarf und Lagersituation bestimmter Waren, ermittelt neue Warengruppen und behält Lieferketten und Logistik im Auge. Weil die strategischen Anforderungen an den Einkauf natürlich immer auch den operativen Bereich betreffen, überlappen sich die Aufgaben des operativen und strategischen Einkaufs.
Nutzer und Kaufprozess: Definition klarer Rollen
Hier ist gute Abstimmung gefragt. Besonders leicht ist die Zusammenarbeit auf einer digitalen Einkaufsplattform wie Wucato, auf der sich beliebig viele Nutzer anlegen lassen. Die kann der strategische Einkauf wiederum in Rechtegruppen – Nutzergruppen mit bestimmten Zugangsrechten, etwa nur zu bestimmten Sortimenten oder Lieferanten – einteilen und ihnen Budgets und Bestellwertgrenzen zuteilen. Auch Genehmigungsprozesse lassen sich gemäß der Abteilungsstruktur individualisieren. Zudem stehen dem strategischen Einkauf viele Controlling- und Analyse-Funktion zur Verfügung, mit denen sie auch in der Online-Beschaffung den Überblick über die Einkaufsaktivitäten innerhalb des Unternehmens behalten. So finden Einkäufer mit nur wenigen Klicks heraus, welche Artikel besonders häufig bestellt werden und wo sich Lieferanten konsolidieren lassen. Mit klar zugeteilten Rollen, Rechten und Budgets kommen sich strategischer und operativer Einkauf nicht in die Quere, sondern arbeiten effizient zusammen.
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