Freitextbestellungen verhindern und Kaufprozesse optimieren

Freitextbestellungen auf Wucato, der digitalen Einkaufsplattform für B2B-Unternehmen in Deutschland

Wenn eine Abteilung schnellstmöglich einige Produkte braucht, sind Freitextbestellungen oft das Mittel der Wahl. Obwohl sie auf den ersten Blick sinnvoll erscheinen, verursachen sie im Nachhinein aber oft einen höheren Abstimmungsaufwand und treiben zudem die Produktkosten in die Höhe. Aber wer seine Kaufprozesse strategisch untermauert, vorausschauend plant und digital unterstützt, kann Freitextbestellungen weitgehend verhindern.

Einkäufer kennen die folgende Situation wahrscheinlich: Die Werkstatt benötigt schnellstmöglich drei große Schraubenzieher, 500 Sechskantschrauben und drei Packungen löslichen Kaffee. Weil nicht sie nicht alle Artikelnamen parat hat, ist die sogenannte „Freitextbestellung“ die schnellste Lösung für die Werkstatt: Ein Mitarbeiter erstellt einen Warenkorb, in dem er frei formulierte Produktwünsche für den Einkauf hinterlegt, damit der die Ware bestellen kann. Vorher muss er allerdings zuerst den Warenkorb konkretisieren, indem er die passenden Produkte sucht und bei einem geeigneten Lieferanten bestellt. Aber auch der Einkauf selbst kann Freitextbestellungen aufgeben. Sie sind oft das Mittel der Wahl, wenn es um die Beschaffung von C-Teilen geht, oder wenn der Einkauf wegen eines einzelnen Produkts keinen neuen Kreditoren anlegen möchte, sondern stattdessen einen Hauptlieferanten beauftragt und dafür einen eventuell höheren Stückpreis in Kauf nimmt.

Freitextbestellungen sind also nur auf den ersten Blick eine komfortable und schnelle Lösung. Langfristig gesehen verursacht diese Art der spontanen Beschaffung aber hohe Prozesskosten und Mehrarbeit für den operativen Einkauf. Das liegt daran, dass Freitextbestellungen nicht standardisiert ausgelöst werden und daher oft parallel zum eigentlich definierten Kaufprozess laufen. Das erhöht den Abstimmungsaufwand, etwa wenn der Einkauf noch Fragen hat, und kann außerdem Stückkosten in die Höhe treiben, weil der Einkauf die Bestellung nicht langfristig planen und gebündelt absetzen kann und so gegebenenfalls auf Mengenrabatte verzichten muss. Häufige Freitextbestellungen können zudem die Entstehung unerwünschter Schattensortimente verursachen und die Lieferantenzahl wesentlich erhöhen.

Kaufprozesse optimieren und standardisieren

Abhilfe schafft ein strategisches und gut geplantes E-Procurement: B2B-Beschaffungsplattformen können den Einkauf etwa dabei unterstützen, die Kontrolle über den Kaufprozess zu behalten sowie Freitextbestellungen zu verhindern – und der Werkstatt dennoch schnellstmöglich mit Schraubenziehern, Sechskantschrauben und Kaffee zu versorgen. Auf der digitalen Einkaufsplattform Wucato lassen sich beispielsweise verschiedene Kreditoren bündeln und Bestellvorlagen für bestimmte Abteilungen und Mitarbeiter erstellen. Die intelligente Suchfunktion der B2B-Plattform liefert durch hinterlegte Synonyme, EAN-Codes oder Schlagwörter schnell ein Suchergebnis, das Anwender mittels intuitiver Filterfunktion schnell verfeinern können, um die gewünschten Produkte mit kurzen Klickwegen und geringem Aufwand direkt zu finden. Die Funktion des Guided Buying ermöglicht es außerdem, Kern- und Randsortimente festzulegen. So hat es beispielsweise die Werkstatt leichter, die C-Teile zu finden, die sie dringend braucht – und der Einkauf kann sich darauf verlassen, dass sie dabei den definierten Einkaufprozess einhält.

Erfahren Sie hier, wie Sie Ihren Einkauf mit Wucato optimieren können.