Beschaffung
Die Beschaffung (engl.: procurement) spielt eine entscheidende Rolle in der effizienten Betriebsführung eines Unternehmens. Es bezieht sich auf den Prozess des Erwerbs von Gütern, Materialien und Dienstleistungen, Personal sowie Kapital, welches für den reibungslosen Ablauf der Geschäftsaktivitäten benötigt werden. Der Beschaffungsprozess umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die von der Identifizierung des Beschaffungsbedarfs bis zur Lieferung und Verwaltung der erworbenen Güter reichen.
Die Sicherstellung einer langfristigen und bedarfsgerechten Versorgung zu möglichst geringen Kosten wird durch einen Beschaffungsprozess sichergestellt und ist oberstes Ziel der Beschaffung. Beschaffungsaktivitäten können in strategische und operative Aktivitäten unterteilt werden. Zu den strategischen Aufgaben in der Beschaffung gehört z.B. die Beschaffungsmarktforschung, Lieferantenanalyse, -bewertung und -auswahl sowie generell das Beziehungsmanagement zu Lieferanten. Operative Aufgaben sind zum einen die Bestandskontrolle, Bedarfsermittlung und Bestellmengenplanung sowie die Beschaffungslogistik.
Der Beschaffungsprozess
Der Beschaffungsprozess beginnt mit der Bedarfsidentifikation, bei der der Bedarf an bestimmten Gütern oder Dienstleistungen ermittelt wird. Anschließend erfolgt die Suche und Auswahl von Lieferanten, die die benötigten Güter oder Dienstleistungen liefern können. Angebotsanfragen werden versendet und die erhaltenen Angebote werden bewertet. Nach der Auswahl des geeigneten Lieferanten erfolgt die Bestellung und Lieferung der benötigten Güter oder Dienstleistungen. Bei Ankunft der Waren erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit und Qualität. Die eingegangenen Rechnungen werden überprüft und Zahlungen an die Lieferanten werden geleistet.
Die Beschaffungslogistik hingegen bezieht sich auf die logistischen Aktivitäten, die mit dem Beschaffungsprozess verbunden sind. Sie umfasst die effiziente Planung, Durchführung und Steuerung des Materialflusses von Lieferanten zum Unternehmen. Dies beinhaltet das Lieferantenmanagement, die Lagerung und das Bestandsmanagement, den Transport und die Distribution sowie den Informationsfluss und die Kommunikation.
Welche Bereiche umfasst die Beschaffungslogistik?
Die Beschaffungslogistik beinhaltet das Auswahlverfahren, die Bewertung und die Pflege einer effektiven Beziehung zu Lieferanten, um einen reibungslosen Materialfluss sicherzustellen. Die Lagerung der eingehenden Güter erfordert eine effiziente Lagerhaltung und Bestandsverwaltung. Der Transport und die Distribution werden geplant und organisiert, um eine termingerechte Lieferung zu gewährleisten. Eine effektive Kommunikation und ein reibungsloser Informationsfluss zwischen den Lieferanten, dem Unternehmen und anderen beteiligten Parteien sind entscheidend.
Durch eine gut geplante und effizient gesteuerte Beschaffungslogistik kann ein Unternehmen von verschiedenen Vorteilen profitieren, wie einer besseren Kontrolle der Materialkosten, einer verbesserten Lieferantenbeziehung, einer schnelleren Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse und einer Reduzierung von Engpässen oder Überbeständen.
Insgesamt spielt die Beschaffung eine wesentliche Rolle in der betrieblichen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Der Beschaffungsprozess und die Beschaffungslogistik sind entscheidende Elemente, um sicherzustellen, dass die richtigen Güter und Dienstleistungen zur richtigen Zeit, in der richtigen Menge und Qualität geliefert werden, um den Bedarf des Unternehmens zu decken.
Wie lässt sich der Beschaffungsbedarf in einem Unternehmen ermitteln?
Die Identifizierung des Beschaffungsbedarfs in einem Unternehmen erfordert eine gründliche Analyse und Bewertung der Anforderungen und Bedürfnisse.
Zunächst sollte eine umfassende Bedarfsanalyse durchgeführt werden, um zu verstehen, welche Güter, Materialien oder Dienstleistungen das Unternehmen benötigt. Es ist wichtig, sowohl kurzfristige als auch langfristige Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Weiterhin sollte der aktuelle Bestand überprüft werden, um Engpässe festzustellen oder bestimmte Artikel aufzufüllen. Die Kommunikation mit den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen ist ebenfalls wichtig, um deren spezifische Bedürfnisse zu verstehen.
Eine Marktanalyse hilft dabei, Informationen über die Verfügbarkeit der benötigten Güter und Dienstleistungen zu erhalten. Die Beschaffungsabteilung sollte potenzielle Lieferanten, deren Preise, die Produktqualität sowie Lieferzeiten in Erfahrung bringen. Bei der Identifizierung des Beschaffungsbedarfs sollten auch zukünftige Projekte und Wachstumspläne berücksichtigt werden, um den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zu erkennen
Darüber hinaus sollte die Beschaffung über technologische Entwicklungen und Innovationen in der Branche informiert bleiben, um zu prüfen, ob neue Technologien oder Lösungen den Beschaffungsbedarf verändern könnten. Bei der Identifizierung des Beschaffungsbedarfs sollte die Beschaffung auch das Budget und die finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens berücksichtigen.
Schließlich sollte die Beschaffung die Leistung der aktuellen Lieferanten bewerten und gegebenenfalls alternative Lieferanten in Betracht ziehen, um den Beschaffungsbedarf besser zu decken oder bessere Konditionen zu erhalten.
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