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Schnell und effizient Bürobedarf einkaufen

Wucato ist die digitale Einkaufsplattform für B2B-Unternehmen in Deutschland

Wer als Assistent:in oder Sekretär:in arbeitet, braucht in der Regel vielerlei Talente und Fähigkeiten. Das Aufgabenspektrum reicht meist von Projektmanagement, Verwaltung und Büroorganisation bis hin zu Beschaffung. Der Einkauf ist in der Regel nicht die Hauptaufgabe, braucht aber meist viel Zeit – effiziente Prozesse können Abhilfe schaffen.

Assistent:innen und Sekretär:innen müssen in ihrem Job viele Bälle in der Luft halten. Zu ihrem Arbeitsalltag gehört es etwa, die Telefone zu betreuen, Termine und Reisen zu planen, sich um E-Mails und Post zu kümmern, Besucher und Gäste zu betreuen, Präsentationen vorzubereiten und die Abrechnung zu erledigen. Zudem sind sie für die Büroorganisation zuständig, müssen also beispielsweise Bürobedarf einkaufen, wenn irgendwo etwas fehlt.

Kurzfristiger Bedarf: Büromaterial bestellen

Wie in anderen Abteilungen auch, lassen sich solche Bedarfe nicht immer zuverlässig im Voraus planen – mal werden mehr Papier, Haftnotizen oder Textmarker benötigt, mal weniger. Meist ist es auch eine große Vielfalt an Dingen, die benötigt werden, beispielsweise Büromaterial, Lebensmittel, Geschenke oder Elektronik. Das führt unter Umständen zu vielen ad-hoc Einzelbestellungen. Das kann besonders zeitraubend sein: Dann heißt es, online oder im Handel vor Ort nach passenden und schnell verfügbaren Angeboten zu suchen, Preise und Liefermengen zu vergleichen und dabei im Budget zu bleiben. Dieser Prozess ist arbeitsintensiv und kostet viel Zeit. Dabei bleibt weniger Kapazität für all die anderen Aufgaben, die in einem Sekretariat täglich anfallen.

Effizienter Einkaufsprozess für die Büroorganisation mit Wucato

Abhilfe schaffen hier durchdachte und effiziente Einkaufsprozesse, mit denen die Assistenz Zeit und zusätzliche Arbeitsschritte sparen und einen Überblick über die vielfältigen Bedarfe behalten kann. Die gute Nachricht ist: Expertenwissen im Bereich Einkaufsprozesse ist nicht unbedingt nötig, damit Sekretär:innen die Bedarfe ihrer Abteilung im operativen Geschäft effizient und eigenständig decken können. Dafür gibt es digitale Beschaffungsplattformen wie Wucato, mit denen sich Bestellungen einfach, intuitiv und schnell über ein zentrales System erledigen lassen. Wucato bietet zudem eine Abofunktion für Büromaterialien, die regelmäßig benötigt werden, sowie Favoritenlisten, um den Bestellvorgang insgesamt zu beschleunigen. Ein integrierter Genehmigungsworkflow sorgt dafür, dass auch die Einkaufsabteilung Bescheid weiß und zu jeder Zeit den Überblick über alle Bestellungen behält. Der Abrechnungsprozess lässt sich zudem so einstellen, dass das Sekretariat die Rechnung für die eigenen Bestellungen erhält. Und auch den besten Preis müssen Assistent:innen nicht mehr manuell suchen, weil die Plattform automatisch die EAN-Nummern vergleicht und die Preise der Anbieter darstellt und vergleicht. So sorgt Wucato für optimale Prozesse und Sekretär:innen und Assistent:innen haben mehr Zeit für die vielen anderen Aufgaben rund um die Büroorganisation, die im Arbeitsalltag anfallen.

 

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