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ERP-System und Einkaufsplattform: Was sind die Unterschiede?

ERP-System Einkauf: Was sind die Unterschiede zwischen ERP-Systemen und Beschaffungsplattformen wie Wucato?

Unternehmen, die auf schlanke Prozesse setzen, nutzen dafür oft digitale Tools wie ERP-Systeme oder Beschaffungsplattformen. Beide Lösungen haben auf den ersten Blick ähnliche Funktionen, vor allem für den Einkauf. Bei Verwendungszweck, Kosten und Nutzerfreundlichkeit gibt es jedoch deutliche Unterschiede.

Effiziente Abläufe sind nicht nur für den Einkauf das A und O – auch alle anderen Bereiche eines Unternehmens setzen auf durchdachte Prozesse. Gerade im Zusammenhang mit der Digitalisierung eines Unternehmens fallen oft Begriffe wie ERP-System oder Beschaffungsplattform. Beide sorgen für effiziente Prozesse – doch wo genau liegt der Unterschied?

Was ist ein ERP-System?

ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Ressourcenplanung oder Warenwirtschaft eines Unternehmens. Hinter ERP verbirgt sich ein Software-System, das Daten zentral speichern und verarbeiten kann. Dabei werden mehrere Bereiche abgedeckt, etwa Einkauf und Lagerwirtschaft, und Daten zu Produktbedarfen, Kunden, Lagerbeständen und Rechnungen gesammelt. Ein Vorteil davon ist beispielsweise der automatische Datenaustausch zwischen den einzelnen Bereichen, der Abläufe effizient gestaltet und weniger fehleranfällig macht.

Mit einem ERP-System verwaltet, koordiniert und steuert ein Unternehmen auch die eigene Produktionsplanung. Im Fokus stehen dabei die Fertigung der eigenen Produkte, Stücklisten, die Planung von Lieferungen und die Beschaffung von Produktionsmaterial. Denn auch Bestellungen lassen sich über ein solches System abwickeln. Allerdings ist der Bestellprozess über eine Bedarfsanforderung (BANF) oft nicht besonders nutzerfreundlich, zudem enthalten Produktbeschreibungen meist nur sehr knappe und rudimentäre Informationen.

A-Teile, B-Teile, C-Teile: Was wie bestellen?

Weil der Fokus eines ERP-Systems auf dem Warenfluss liegt und weniger darauf, den Einkaufsprozess zu optimieren, eignet es sich in erster Linie dazu, Produktionsmaterial, also A- und B-Teile, zu beschaffen. Für eine Artikelstammverwaltung für C-Teile wie Büromaterial, Werkzeuge oder Elektrokleinteile ist es gerade wegen der knappen Produktinformationen und wenig nutzerfreundlichen Prozesse nicht gut geeignet. Für die C-Teile-Beschaffung sind digitale B2B-Plattformen wie Wucato deshalb die bessere Wahl: Hier steht der interne Beschaffungsprozess von Bedarfsmeldung bis Rechnung im Fokus. Ziel ist es, Abläufe zu optimieren, zu beschleunigen, zu vereinfachen und transparent zu gestalten. Das entlastet vor allem den operativen Einkauf, weil beispielsweise auch Nutzer aus anderen Abteilungen selbst Bestellungen über die Plattform aufgeben können, während der Einkauf den Vorgang nur noch freigibt und immer den Überblick behält.

Die beiden Systeme unterscheiden sich aber nicht nur in Ausrichtung und Hauptzweck, sondern auch hinsichtlich ihrer Kosten und Nutzerfreundlichkeit. Die Anschaffung eines ERP-Systems ist für Unternehmen mit hohen Kosten verbunden. Dafür bietet es aber auch umfangreiche technische Möglichkeiten, für die Nutzer allerdings oft einzeln zusätzlich bezahlen müssen. Dazu gehören etwa Ausschreibungen, Vertragsmanagement, digitale Analysetools und detaillierte Möglichkeiten, den Zugriff einzelner Nutzer auf bestimmte Funktionen oder Bereiche zu beschränken. Weil sich Beschaffungsplattformen nur auf den Teilausschnitt Einkauf konzentrieren, sind die Kosten im Vergleich viel geringer. Doch auch hier lassen sich nutzerspezifische Profile anlegen, die sich je nach Bedarf und Rolle beispielsweise in Sortiment und Zugriffsrechten unterscheiden. Um Einkaufsprozesse so effizient und einfach wie möglich zu gestalten, ist Wucato besonders nutzerfreundlich – Vorkenntnisse in der Beschaffung sind keine Voraussetzung. Für den strategischen Einkauf bietet die Plattform dennoch umfangreiche Analysemöglichkeiten.

Mehr Effizienz dank Systemintegration

Wer sowohl seine Einkaufsprozesse optimieren als auch die Vorteile eines durchdachten Warenwirtschaftssystems nutzen möchte, kann ERP-System und Beschaffungsplattform auch miteinander kombinieren. Mit einer solchen Systemintegration können Unternehmen viel Zeit und Geld und vor allem Papier sparen: Der automatische Datenabgleich innerhalb des ERP-Systems ermöglicht zum Beispiel schnellere Übertragungs- und Durchlaufzeiten und reduziert zudem die Dokumentenmenge, die analog bearbeitet werden muss – aber auch die Doppeleingabe von Daten. Die B2B-Plattform Wucato lässt sich zum Beispiel ganz einfach per Auftragsschnittstelle OCI/EDI oder OCI/Punchout in bestehende ERP-Systeme integrieren. So profitieren Unternehmen langfristig: Der Produktbedarf lässt sich über eine zentrale Plattform decken und verarbeiten, zudem muss der Einkauf nicht mehr Daten von einem ins andere System übertragen. Das Ergebnis: effiziente, schnellere und weniger fehleranfällige Prozesse.

 

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