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Einkaufsprozesse optimieren im Facility Management

Einkaufsprozesse optimieren im Facility Management: Die Aufgaben im Facility Management sind vielfältig, doch mit den richtigen Hilfsmitteln lassen sich Beschaffungsprozesse auch hier planen, steuern und kontrollieren – etwa mithilfe von Guided Buying. Digitale Beschaffungsprozesse sparen Zeit und Kosten und mit Wucato als zentraler Beschaffungsplattform behält auch der strategische Einkauf den Überblick. Zudem können operativer Einkauf und Facility Management flexibel zwischen vielen verschiedenen Lieferanten wählen, um Bedarfe schnell zu decken.

Bedarfe im Facility Management sind so vielfältig wie die Aufgaben des Bereichs. Doch mit den richtigen Hilfsmitteln lassen sich auch hier Beschaffungsprozesse effizient planen, steuern und kontrollieren.

Kein Arbeitstag gleicht dem anderen: Zu den Aufgaben im Facility Management gehören beispielsweise der Hausmeisterservice, die technische Gebäudeverwaltung, aber auch Instandhaltung und Wartung sowie Reinigung, Gebäudesicherheit und viele weitere technische, infrastrukturelle und gewerbliche Tätigkeiten. Aus der Fülle an Verantwortungsbereichen ergeben sich viele unterschiedliche Bedarfe, die oft nicht exakt planbar sind. Das Facility Management benötigt deshalb ein entsprechend breites Produktsortiment sowie effiziente Einkaufsprozesse, um diese vollumfänglich und möglichst schnell zu decken. Dabei gehört die operative Beschaffung nicht zu den Haupttätigkeiten – der Einkauf muss also entsprechend einfach und selbsterklärend sein. Um den Bedarf an Reinigungsmitteln, Hygieneprodukten, Werkzeugen, Glühbirnen, Nägeln und anderen Materialien trotz Zeitdruck schnell und kosteneffizient zu decken, sollte das Facility Management deshalb auf automatisierte Prozesse setzen.

 

Beschaffungsprozesse planen, steuern und kontrollieren

Eine zentrale, digitale Beschaffungsplattform ist die Lösung, um von unübersichtlichen manuellen Bestellungen zu automatisierten Beschaffungsprozessen zu wechseln. Auf der intuitiv bedienbaren B2B-Beschaffungsplattform Wucato lassen sich Regelbedarfe vorab einstellen, sodass regelmäßig benötigte Verbrauchsmaterialien in vordefinierten Abständen automatisch nachbestellt werden. Auch Bestellvorlagen erleichtern es, wiederkehrende Bedarfe schnell und einfach zu decken. Starterpakete für neue Beschäftigte lassen sich so beispielsweise mit nur wenigen Klicks nachbestellen. Auch die Guided-Buying-Funktion von Wucato ist ein praktisches Hilfsmittel, um den Einkaufs- und Freigabeprozess zu erleichtern: Die Funktion stellt sicher, dass favorisierte Produkte mit bestimmten Rahmenverträgen schneller auffindbar sind. Davon profitieren nicht nur die Mitarbeitenden, sondern auch das Gesamtunternehmen, weil beispielsweise Mindestbestellmengen für Rabatte schneller erfüllt werden können. Zusätzlich ist die Bestellhistorie für das Facility Management jederzeit einsehbar. So sehen Mitarbeitende direkt, welches Produkt zuletzt gekauft wurde – äußerst hilfreich, wenn es beispielsweise darum geht, die passende Glühbirne für eine bestimmte Lampe nachzubestellen.

 

Digitale Beschaffungsprozesse sparen Zeit und Kosten

Der Vorteil einer zentralen Beschaffungsplattform für das Facility Management liegt auch darin, flexibel zwischen vielen verschiedenen Lieferanten je nach aktueller Warenverfügbarkeit wählen zu können, um auch kurzfristige Bedarfe zügig zu decken. Bestellung abschicken – fertig, damit ist der Einkauf für das Facility Management auch schon erledigt. Der nachgelagerte Abrechnungsprozess läuft mit Wucato automatisiert: Den Bestellungen werden direkt die entsprechenden Kostenstellen zugewiesen. Zudem besteht die Möglichkeit, Rechnungen zu konsolidieren – das reduziert den manuellen Aufwand für die Buchhaltung bei der Abrechnung. Gerade weil Aufgaben und Bedarfe im Facility Management so vielfältig sind, lohnt sich eine durchdachte, digitale Beschaffung von C-Teilen und Betriebsmitteln in diesem Bereich besonders. Einkaufprozesse im Facility Management optimieren bedeutet nämlich an wertvoller Zeit zu sparen und gleichzeitig Kosten zu reduzieren.

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