Im Einkauf Kosten senken: Drei Tipps für ein solides Reporting
Regelmäßig Bilanz zu ziehen und zu prüfen, was gut läuft und wo es noch „Luft nach oben“ gibt,ist elementar wichtig. Auch im Einkauf ist ein regelmäßiges Reporting – oft pro Quartal und für ein ganzes Geschäftsjahr – die Basis für effiziente Abläufe und niedrige Kosten.
Ein transparenter Überblick über Lieferanten, Preise und Ausgaben zeigt auf, wo sich Kosten senken lassen – ein detailliertes Reporting dient als Grundlage für die Konsolidierung der Beschaffungswege oder für Jahresgespräche und Preisverhandlungen mit Top-Lieferanten. Zudem liefert es eine objektive Datenbasis, um die internen Abläufe effizienter zu gestalten. So lassen sich beispielsweise „Dauerbrenner“ identifizieren und Bestellintervalle festlegen, um den Bedarf an häufig spontan bestellten Betriebsmitteln künftig effektiv und automatisiert zu decken. Doch was muss der Einkauf bei der Erstellung des Reportings beachten? Wir geben die wichtigsten Tipps.
Tipp 1: Vollständige Datengrundlage schaffen
Eine hohe Datenqualität ist für das Reporting entscheidend, denn für einen belastbaren Überblick müssen alle Informationen am selben Ort verfügbar sein. Das kann zur Herausforderung für den Einkauf werden, etwa wenn das Unternehmen eine hohe Maverick-Buying-Quote hat: Wird viel über Spesen abgerechnet oder am Einkauf vorbei bei verschiedenen Lieferanten bestellt, hat dieser keinen Überblick über die tatsächlichen Ausgaben oder Bedarfe. Deswegen ist eine zentral organisierte Beschaffung mit definierten Abläufen und Freigabeprozessen wichtig. Zusätzlich unterstützen digitale Beschaffungsplattformen wie Wucato: Wenn alle Kostenstellen, Kostenträger und Adressaten sowohl beim Nutzer als auch bei jeder einzelnen Bestellung zusammenlaufen, lassen sich Rechnungen schnell und einfach zuordnen – und die Datengrundlage für ein solides Reporting ist geschaffen.
Tipp 2: Die wichtigsten Ziele und Kennzahlen im Einkauf identifizieren
Steht die Datengrundlage einmal, geht es an die strategischen Fragen: Welche Ziele verfolgt der Einkauf? Welche Bereiche und Aspekte sollen optimiert werden? Welche Informationen sind dazu erforderlich? So kann der Einkauf konkrete Kennzahlen ableiten, die sich im Reporting abbilden und langfristig vergleichen lassen. Auch hier kann Wucato unterstützen: Auf der B2B-Plattform lassen sich bestimmte Kennzahlen definieren und über längere Zeiträume und alle Prozesse hinweg auswerten.
Tipp 3: Am Ball bleiben
Das Reporting ist zwar typischerweise quartalsweise, beziehungsweise nach Abschluss eines Geschäftsjahres fällig, Daten und Kennzahlen sollte der Einkauf aber kontinuierlich pflegen und im Blick behalten. So bleibt die Beschaffung flexibel, um auf neue Entwicklungen am Markt oder im Unternehmen schnell reagieren zu können und die Strategie anzupassen – mit digitalen B2B-Beschaffungsplattformen wie Wucato haben Einkäufer die richtige Grundlage und Unterstützung, ihre Kaufprozesse nachhaltig zu optimieren und Kosten zu senken.
Wie Sie die Beschaffung in Ihrem Unternehmen mit Wucato effizient gestalten können, lesen Sie hier.
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