Strategischer und operativer Einkauf: Abläufe in der Beschaffung standardisieren

Strategischer und operativer Einkauf: Mit Wucato Abläufe in der Beschaffung standardisieren

Lange Beschaffungszeiten, hohe Prozesskosten, wenig Transparenz – dem allen kann der Einkauf begegnen, indem er seine Prozesse standardisiert und effizient gestaltet. Die richtige Rollenverteilung zwischen strategischem und operativem Einkauf ist dabei wichtig.

Dem Einkauf eines Unternehmens kommt eine zentrale Aufgabe zu. Die Abteilung ist für die Beschaffung wichtiger Betriebsmaterialien und Produkte zuständig. Dabei gilt es, den aktuellen Bedarf in der gesamten Firma, Vertragsbedingungen mit allen Lieferanten, Liefermengen und Mengenrabatte und optimale Preise und Lieferzeiten im Auge zu behalten. Sind die Prozesse im Einkauf nicht effizient aufgestellt, kann das unter Umständen zur Herausforderung werden und zu langen Beschaffungszeiten, hohen Prozesskosten und einer geringen Bedarfsorientierung führen. Dies kann wiederum eine hohe Maverick Buying Quote verursachen, wenn Abteilungen schließlich auf eigene Faust die Produkte beschaffen, die sie dringend brauchen – ohne sich an Preisen oder strategischen Überlegungen zu orientieren. Abhilfe schaffen hier strategisch ausgerichtete und standardisierte Abläufe und eine klare Rollenverteilung, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten von strategischem und operativem Einkauf definieren.

Standardisierte Prozesse im Einkauf

Sind die Abläufe im Einkauf strategisch ausgerichtet, Aufgaben definiert und einzelne Prozessschritte standardisiert oder sogar automatisiert, lässt sich viel Zeit und Geld sparen. Im ersten Schritt gilt es, die eigenen Produkteinsätze, Abläufe und die Rolle aller an der Beschaffung des Unternehmens Beteiligten kritisch unter die Lupe zu nehmen. Wo sind die Beschaffungszeiten eventuell zu lang? Wo lassen sich Bestellungen bündeln, um Mengenrabatte zu erhalten? Gibt es Randbedarfe, die bisher unentdeckt geblieben sind? Was sollte zentral, was besser von den Abteilungen selbst eingekauft werden? Die Antworten auf solche Fragen helfen dabei, Ansatzpunkte für die Standardisierung der Prozesse im Einkauf zu identifizieren. Ein erster Schritt in Richtung effizienter Prozesse im Einkauf ist es, Sortimente unternehmensweit zu vereinheitlichen sowie klare, unternehmensweit geltende Einkaufsrichtlinien festzulegen. Um sicherzugehen, dass solche Überlegungen den Bedürfnissen der einzelnen Bereiche und Abteilungen entsprechen, sollten diese sich deswegen daran beteiligen können, die Prozesse im Einkauf zu standardisieren.

Die richtige Rollenverteilung: Strategischer und operativer Einkauf

Für viele Unternehmen kann es sinnvoll sein, dass die einzelnen Abteilungen bestimmte Betriebsmaterialien, wenn kurzfristig Bedarf besteht, eigenständig dezentral beschaffen können, während der Einkauf alles Weitere zentral bezieht. Bei einer solchen Rollenverteilung macht die optimale Mischung aus zentraler und dezentraler Beschaffung – oder operativ und strategisch – den Unterschied. Strategischer und operativer Einkauf, also die Einkaufsabteilung und die einzelnen Abteilungen müssen sich dabei gut abstimmen und Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb von Bedarfsanforderungen und Bestellungen vorab festlegen.

Mit Wucato alles im Blick

Mit digitalen Beschaffungspattformen wie Wucato lassen sich die Prozesse im Einkauf besonders einfach standardisieren und die Aufteilung zwischen strategischem und operativem Einkauf übersichtlich abbilden. Auf der Plattform lassen sich beispielsweise verschiedene Nutzer anlegen, denen der Einkauf schließlich bestimmte Rechte, Budgets und relevante Sortimente zuweisen kann. Auch Verwaltungsaufgaben wie Sammelrechnungen oder Lieferantenverträge lassen sich über Wucato einstellen – und dank des übersichtlichen Einkäufer-Dashboards hat der Einkauf immer den Überblick über die Ausgaben und kann eventuelle Randbedarfe schneller identifizieren.

Wie Sie Ihre Einkaufsprozesse mit Wucato standardisieren und optimieren können, erfahren Sie hier.