Maverick Buying: kostspieliger Einkauf in Eigenregie
Kaffee leer? Im Laden um die Ecke mal eben ein neues Päckchen besorgen, um gut durch den Arbeitstag zu kommen – was nach unkomplizierter, schneller Lösung klingt, hat für den Einkauf einer Firma oft ungeahnte Folgen. Vorab festgelegte Beschaffungsprozesse beugen solchen Alleingängen vor.
Laut der aktuellen Studie „Maverick Buying 2021“ von Wucato ist „Maverick Buying“ der Hälfte der befragten Einkäufer ein Begriff, wobei das Konzept vor allem in größeren Firmen bekannt ist. Dabei betreffen die Alleingänge in der Beschaffung tatsächlich Unternehmen jeder Größe – laut einer Studie der Unternehmensberatung Spring Procurement werden im Durchschnitt rund ein Drittel aller Betriebsmittel, Waren und Dienstleistungen an der Einkaufsabteilung „vorbei“ eingekauft.
Was ist Maverick Buying?
„Maverick“ bedeutet so viel wie „Einzelgänger“. Maverick Buying beschreibt dementsprechend Alleingänge in der Beschaffung von Waren, Betriebsmitteln oder Dienstleistungen – also der Einkauf an der Einkaufsabteilung vorbei. Solch eine ungeregelte Beschaffung auf Bedarf geht zwar schnell und erscheint gerade im Falle einer plötzlich leeren Kaffeedose als unkomplizierte und naheliegende Lösung, hat aber oft ungeahnte Folgen. Zum einen liegt der Preis pro Kilogramm für den Kaffee vom Laden um die Ecke wahrscheinlich höher als der beim Großlieferanten, der ihn sonst regelmäßig liefert. Zum anderen verursacht der analoge Kassenbeleg zusätzlichen Verwaltungsaufwand. Und wenn es nicht beim Kaffee bleibt, kann es sogar sein, dass die schnelle Beschaffung von Materialien gegen mit Lieferanten ausgehandelte Vertragskonditionen verstößt. Das kann für das Unternehmen richtig teuer werden, weil gegebenenfalls Strafzahlungen fällig werden. Zudem machen solche Alleingänge die Beschaffung eines Unternehmens intransparent: Tatsächliche Bedarfe werden nicht zentral über den Einkauf erfasst und die Möglichkeit, über Bestellbündelungen Kosten zu senken, wird ebenfalls vertan.
Maverick Buying: Hohe Quote beim Bürobedarf
Dank strengerer Compliance-Regeln und besser etablierter Abstimmungs- und Kontrollprozesse haben große Firmen Maverick Buying insgesamt besser im Griff als kleinere. Jedoch hat auch dort die Corona-Pandemie die Maverick Buying Quote in die Höhe schnellen lassen. Laut der Studie von Wucato liegt das vor allem an spontanen Hamsterkäufen wegen befürchteter Lieferengpässe sowie an Mitarbeitern im Homeoffice, die sich im Zweifel oft schnell selbst mit dem Nötigsten versorgen. Am häufigsten findet Maverick Buying mit einer Quote von 75 Prozent beim Bürobedarf statt. Bei der Berufskleidung liegt sie immerhin noch bei 41 Prozent. Am seltensten kaufen Mitarbeiter Werkzeuge im Alleingang – hier liegt die Quote nur bei sieben Prozent.
Mit festgelegten Prozessen Maverick Buying verhindern
Das beste Mittel gegen Maverick Buying ist ein vorab festgelegter Beschaffungsprozess, der Zuständigkeiten definiert und Bedarfe identifiziert, strukturiert und zuverlässig erfüllt. Dafür müssen die Verantwortlichkeiten in der Beschaffung für alle Beteiligten klar feststehen: Der Einkauf ist die zentrale Anlaufstelle und garantiert im Gegenzug flexible, kurzfristige und unbürokratische Bestellprozesse. Am leichtesten haben es Unternehmen dabei mit einer digitalen Beschaffungsplattform wie Wucato: Hier lassen sich etwa alle Lieferanten und die individuellen Konditionen und Kontingente verwalten, wodurch das Unternehmen von Sammelrabatten profitieren kann. Zudem kann der Einkauf mehrere Nutzer anlegen und ihnen bestimmte Rollen, Rechte und Budgets zuweisen sowie eine relevante Sortimentsauswahl anzeigen lassen. So können Abteilungen dann doch selbst für Nachschub beim Kaffee sorgen, ohne dabei vom geregelten Einkaufsprozess abzuweichen. Mit digitalen und optimierten Abläufen lassen sich so bis zu 20 Prozent der Gesamtkosten einsparen.
Realistisch gesehen lässt sich Maverick Buying aber nie ganz vermeiden. Auf Notfälle wie einen Maschinenschaden müssen Abteilungen und einzelne Mitarbeiter schnell und flexibel reagieren und eben auch Spontankäufe tätigen können. Aber auch dann ist eine gute Kommunikation mit dem Einkauf wichtig. Generell sollte Maverick Buying die Ausnahme bleiben: Die unternehmensweite Quote sollte unter fünf Prozent liegen.
Lesen Sie in unserer Studie "Maverick Buying in der C-Teile Beschaffung", wie Einkaufsabteilungen mit diesem Thema umgehen und wie Corona diese Herausforderung beeinflusst.
Weitere Beiträge aus der Kategorie "Wucato News"
