Digitale Buchhaltung leicht gemacht
Mit einer digitalen Plattformlösung können Unternehmen ihre operativen Beschaffungsprozesse ganzheitlich automatisieren und digitalisieren – vom Einkauf bis zur Buchhaltung.
Digitalisierung im Rechnungswesen: Status quo
Die manuelle Bearbeitung und Zuordnung von Lieferscheinen und Rechnungsbelegen ist für Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen mit viel Zeit- und Arbeitsaufwand verbunden – und oftmals nur ortsgebunden möglich. Die zunehmende Arbeit aus dem Home-Office im Zuge der Coronapandemie hat vielen Unternehmen noch einmal vor Augen geführt, dass dokumentenbasierte Geschäftsprozesse dringend digitalisiert werden müssen, um den Workflow aufrechtzuerhalten. Aus der 2021 veröffentlichten Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG geht hervor, dass die fehlende Durchgängigkeit von digitalen Prozessen für 60 Prozent der befragten Unternehmen bei der Digitalisierung die größte Hürde darstellt. Fehlende Belege und Dokumente in digitaler Form führten bei der Hälfte der befragten Firmen zu Problemen.
Digitale Transformation braucht digitale Buchhaltung
Dabei ist gerade die Digitalisierung im Rechnungswesen ein zentraler Faktor, um die digitale Transformation voranzutreiben und Unternehmen krisensicher aufzustellen. Besonders in diesem Bereich gibt es noch viel Luft nach oben. Das legt auch die PwC-Studie „Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2019“ offen: Lediglich 29 Prozent der Entscheider von 100 deutschen mittelständischen Unternehmen und Großunternehmen stuften ihren Technologieeinsatz im Bereich Finanz- und Rechnungswesen als fortschrittlich ein. 70 Prozent der Befragten würden ihren Zahlungsverkehr gerne komplett digitalisiert und automatisiert abwickeln. Der Trend geht also klar in Richtung digitale Rechnungsverarbeitung – und moderne Plattformlösungen sind dafür unerlässlich.
Procure-to-Pay: Mit P2P Einkauf und Buchhaltung verknüpfen
Digitale Beschaffungsplattformen sind ein Weg, wie Unternehmen ihre operativen Beschaffungsprozesse ganzheitlich automatisieren und digitalisieren können – von der Warenbeschaffung, über den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung und Zahlungsprozessen. Denn nur, wenn der gesamte Beschaffungsprozess in den Blick genommen und homogenisiert wird, ist eine schnellere und transparente Bearbeitung mit weniger manuellen Schritten möglich. Diese Verknüpfung der gesamten Prozesskette wird auch als Procure-to-Pay, kurz P2P, bezeichnet. P2P entlastet insbesondere die Mitarbeiter in der Buchhaltung. Viele Teilschritte, die sonst in mühseliger Handarbeit ausgeführt werden müssten, laufen automatisch ab: Eingehende Rechnungen werden direkt mit Aufträgen, Bestellungen und Wareneingängen abgeglichen und automatisiert verarbeitet. Das beschleunigt nicht nur den gesamten Rechnungsprüfungsprozess – auch die Fehleranfälligkeit sinkt bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung praktisch auf Null.
Digitale Buchhaltung mit Wucato
Wenn automatisierte Prozesse und digitale Dokumentenbereitstellung folglich der Schlüssel für eine zeitgemäße und effiziente Buchhaltung sind, dann hat Wucato als digitale Beschaffungsplattform das passende Schloss. Denn mit der digitalen Plattformlösung können Kunden ihren gesamten Procure-to-Pay-Prozess abbilden und so die Rechnungszuordnung erheblich vereinfachen. Ein einheitlicher Bestellnummernkreislauf, konsolidierte Rechnungen aller i ndirekter Lieferanten und eine klar strukturierte Bestell- und Rechnungsübersicht reduzieren manuelle Aufwände auf ein Minimum. Alle für Einkauf und Buchhaltung relevanten Daten werden über Electronic Data Interchange (EDI) automatisch an das ERP-System übertragen, beispielsweise in SAP. Auch nachträgliche Auswertungen, etwa nach Lieferadressen, sind über das Einkäufer-Dashboard problemlos möglich.
Reklamationsmanagement optimieren
Auch Reklamationen lassen sich ganz einfach über Wucato abwickeln. Ist eine Bestellung fehlerhaft oder entspricht die gelieferte Ware nicht den gewünschten Anforderungen, müssen Unternehmen den entsprechenden Lieferanten üblicherweise selbst kontaktieren und den Sachverhalt klären. Für die zuständigen Fachabteilungen entpuppt sich das oft als langwierige Angelegenheit: Bis die erforderlichen Dokumente in Papierform ausfindig gemacht, zusammengestellt und an den Lieferanten verschickt sind, kann viel Zeit verstreichen. Auch in diesem Fall unterstützt die Plattformlösung von Wucato. Für die vollständige Reklamationsabwicklung muss lediglich ein Formular ausgefüllt werden – und Wucato kümmert sich um den Rest.
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