Wenn´s schnell gehen muss: Strategisches Beschaffungsmanagement im Außendienst
Die zügige Beschaffung von Betriebsmitteln ist gerade für Mitarbeiter im Außendienst elementar. Oft bleibt keine Zeit, die Ware erst über den zentralen Einkauf zu bestellen. Als digitale Beschaffungsplattform beschleunigt Wucato den gesamten Bestellprozess und macht ihn transparent. Komplizierte Spesenabrechnungen sind damit Vergangenheit.
Außendienstmitarbeiter von B2B-Unternehmen, zum Beispiel Monteure, dürften diese Situation gut kennen: Der nächste Einsatz steht unmittelbar bevor, doch das dafür notwendige Equipment ist nicht da. Wenn dringend benötigtes Werkzeug kurzfristig kaputt geht oder der Bedarf an Baustoffen doch höher ist, bleibt oft keine Zeit für den üblichen Weg über die zentrale Einkaufsabteilung. Dann müssen Firmen die Lieferanten kurzerhand selbst beauftragen und die Kosten für die Betriebsmittel vorstrecken, damit die Arbeitsaufträge nicht ins Stocken geraten. Das geht zwar im ersten Moment schneller, im Nachgang ist diese Vorgehensweise jedoch mit erheblichem Mehraufwand und -kosten verbunden. Gerade für den Außendienst ist ein optimiertes Beschaffungsmanagement daher von größter Bedeutung.
Risiken beim Beschaffungsmanagement unter Zeitdruck
Die Beschaffung im Alleingang ist zwar der kürzeste Weg, in der Hektik können gültige Einkaufsrichtlinien wie definierte Budgetgrenzen, Vertragskonditionen oder freigegebene Lieferanten aber schnell aus dem Blick geraten. Die Beschaffungskosten für solche „Notkäufe“ fallen dann unter Umständen wesentlich höher aus, als wenn sie über den zentralen Einkauf gegangen wären. Im schlimmsten Fall verstößt die schnelle Beschaffung sogar gegen die mit den Lieferanten ausgehandelten Vertragskonditionen – und das kann für Unternehmen im Falle von Strafzahlungen richtig teuer werden. Auch aus administrativer Sicht ist die Beschaffung auf dem kurzen nicht unbedingt der schnellste Weg. Der nachträgliche Erstattungsprozess bei der Spesenabrechnung ist aufwendig: Die Einkaufabteilung muss jede Menge Einzel-Quittungen und Lieferscheine bearbeiten und im System verbuchen. Bis der vorgestreckte Betrag schlussendlich geprüft, freigegeben und wieder auf dem eigenen Konto ist, kann es dauern.
Schluss mit Maverick Buying
Solche Kreuz-und-Quer-Bestellungen in Eigenregie und ohne rechtzeitige Einbindung der Einkaufsabteilung sind in der Praxis dennoch Gang und Gäbe. Es gibt dafür sogar einen eigenen Begriff: „Maverick Buying“, zu Deutsch „wilder Einkauf“. Damit sich das Chaos bei solchen Ad-hoc-Bestellungen in Grenzen hält, beziehungsweise gar nicht erst aufkommt, brauchen Unternehmen klare Regeln und Strukturen für das Beschaffungsmanagement, an denen sich auch Außendienstmitarbeiter orientieren können. Die Lösung: Eine digitale Beschaffungsplattform, die nicht nur alle benötigten Teile sofort verfügbar im Sortiment hat, sondern bei der Bestellung auch automatisch auf die hinterlegten Richtlinien der Einkaufsabteilung achtet. In sechs Buchstaben: Wucato.
Schnelle Beschaffung dank Guided Buying
Statt kurz vor knapp viele Lieferanten zu kontaktieren und Baumärkte abzuklappern, reichen ein paar Klicks. Als digitale Einkaufsplattform für B2B-Unternehmen lässt Wucato in Sachen Produktvielfalt keinen Wunsch offen. Ob Arbeitskleidung, Werkzeuge, Baustoffe oder Elektronik – mit mehr als 20 Millionen Betriebsmitteln und C-Teilen in 19 Produktkategorien ist das Sortiment riesig. Wer nach einem bestimmten Produkt sucht, wird schnell fündig und bekommt das passende Zubehör zu den gekauften Artikeln gleich mitangezeigt. Künstliche Intelligenz, die im Hintergrund agiert, macht diese praktische Art des Guided Buying möglich. Noch schneller geht es mit der Wucato Scanner-Funktion: Benötigtes Teil mit einem Beep einscannen und direkt im Warenkorb wiederfinden. Damit auch das Team beim nächsten Einkauf nicht lange suchen muss, können zusätzlich Bestellfavoriten anlegt werden.
Strategischer Einkauf – ohne Kompromisse
Sind die passenden Artikel gefunden, ist der erfolgreich erledigte Einkauf nur noch einen Katzensprung entfernt. Gerade im Außendienst ist die die Angabe der Heimadresse wichtig, damit die Ware auf dem schnellsten Weg ans Ziel gelangt. Mit Wucato lassen sich individuelle Lieferadressen problemlos einstellen. Auch die Rechtegruppen, Budgets und Bestellwertgrenzen können direkt hinterlegt werden – so besteht keine Gefahr, aus Versehen gegen bestehende Richtlinien zu verstoßen. Für oft benötigte Materialien und Betriebsmittel können die Bestellvorlagen zudem einmal fix angelegt und immer wiederverwendet werden – bei Bedarf auch vom gesamten Team. Wucato beschleunigt so den gesamten Bestellprozess, macht ihn transparent und bietet zusätzliche Kontroll- und Analysemöglichkeiten. Kompliziert Spesen einreichen? Passé! Auch die Kontierung weist Wucato automatisch zu. So ist das Geld ruckzuck wieder auf dem Konto.
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