Procure-To-Pay Definition und Vorgehensweise
Hinter dem Procure-to-Pay-Prozess verbirgt sich die digitale Verknüpfung der Prozesse Einkauf, Wareneingang und Buchhaltung eines Unternehmens. Das heißt Wareneinkauf, quantitative Wareneingangsprüfung und Rechnungsbegleichung werden in einem Programm bearbeitbar.
Unterschied zwischen Procure-to-Pay und Order to Cash
Procure-to-Pay beschreibt den Prozess von der Bedarfsmeldung für Material bis hin zur Rechnungsbegleichung beim Lieferanten. Oder-to-Cash bildet den Gesamtprozess von Bestelleingang bis Zahlungseingang beim liefernden Unternehmen ab. So gesehen ist Procure-to-Pay die Bezeichnung des Prozesses des Beschaffers und Order-to-Cash die Bezeichnung des Prozesses beim Lieferanten.
Was der Procure-to-Pay-Prozess einem Unternehmen bringt
Der Procure-to-Pay-Prozess verkürzt die Bearbeitungszeiten für eingehende Rechnungen deutlich, denn Bestellungen, Lieferscheine von Lieferanten und Rechnungen werden in einem System erfasst bzw. hinterlegt und zusammengeführt. So kann die Rechtmäßigkeit von Rechnungen in kürzerer Zeit geprüft werden und die Zahlung angewiesen werden, als dies bei manuellen Vergehen oder unterschiedlichen Programmen für den Bestell- und den Zahlvorgang ist. Auch die Verknüpfung mehrerer Lieferscheine mit einer Rechnung oder einer Bestellung sind möglich.
Vor allem die ausbleibenden internen Postwege zwischen den unterschiedlichen Unternehmensbereichen Beschaffung, Materialeingang und Kreditorenbuchhaltung entfallen. Stattdessen sind Bestellschein und Lieferschein digital in einem System abgelegt. Zeitnah nach der Wareneingangsprüfung erhält die Warenbeschaffung eine Rückmeldung zu Qualität sowie Vollständigkeit der Lieferung und kann Folgehandlungen (entweder Rechnungsfreigabe oder Reklamation) in Gang bringen.
Insbesondere bei örtlich voneinander getrennten Organisationseinheiten liegen zum Teil Tage zwischen Materialeingang und Eintreffen des geprüften Lieferscheins bei der Materialbeschaffung und der Kreditorenbuchhaltung. So können Fristen für wertvolle Skonti verstreichen.
Die Grenzen des Procure-to-Pay-Prozesses
Notwendigkeitsprüfungen für Bestellungen müssen weiterhin durch einen Kompetenzträger erfolgen wie die qualitative und quantitative Prüfung der Lieferungen. Alle Belege zu einem Liefervorgang müssen im genutzten System für den Procure-to-Pay-Prozess hinterlegt, d. h. dort erstellt oder eingescannt werden. Das kann besonders bei dezentralen Lieferungen auf Baustellen eine Herausforderung darstellen.
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