Agile Methoden im Einkauf
Agile Methoden kommen immer mehr in Trend und lassen sich auch im Einkauf anwenden. Während traditionelle Methoden auf sorgfältige Planung und Entscheidungen setzen, die sich Schritt für Schritt entwickeln, zielen agile Methoden auf Flexibilität und schnelle Anpassungen ab.
Immer mit Bedacht: Traditionelle Beschaffung
Die traditionelle Beschaffungsmethode legt Wert auf präzise Planung und Konsens, bevor ein Kauf vereinbart werden kann. Dies erfordert häufig manuelle Prozesse, bevor alle Schritte sorgfältig abgeschlossen wurden
Der traditionelle Beschaffungsprozess beginnt mit der Identifizierung des Bedarfs oder der Problemstellung. Anschließend erfolgt die Planung, gefolgt von der Auswahl des Lieferanten. Nachdem Angebote eingeholt wurden, werden diese bewertet und verglichen. Schließlich werden die Vertragsverhandlungen abgeschlossen.
Eine Einführung in agile Methoden
Agile Methoden zeichnen sich durch ihre Kundenorientierung und die Fähigkeit aus, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Sie setzen auf crossfunktionale Teams, Selbstorganisation und die kontinuierliche Bereitstellung von fertigen Arbeitseinheiten. Durch den Einsatz agiler Methoden können Organisationen eine höhere Flexibilität erlangen und ihre Kundenbindung stärken. Der iterative Prozess des Ausprobierens und Lernens ermöglicht es ihnen außerdem, auch komplexe Probleme erfolgreich zu bewältigen.
Anpassungsfähig: Agile Methoden im Einkauf
Agile Methoden im Einkauf ermöglichen es Teams, schneller Entscheidungen zu treffen als mit traditioneller Beschaffung. Agile Beschaffung setzt auf kleine und fokussierte Teams, die dank stetigem Austausch kollaborativer zusammenarbeiten und bei Veränderungen schneller handlungsfähig sind. Beschaffungssoftware hilft dabei, die Schritte im Prozess zu automatisieren.
Im agilen Arbeitsansatz gelten zwei grundlegende Prinzipien:
1. Statt starren Prozessen und Werkzeugen stehen die Menschen und ihre Interaktion im Vordergrund.
2. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind entscheidend, um auf Veränderungen schnell zu reagieren, anstatt einem starren Plan zu folgen
Vorteile agiler Methoden
Agile Beschaffung setzt den Fokus auf Coaching und Unterstützung der Mitarbeitenden sowie die Schaffung guter Rahmenbedingungen und weniger auf direkte Führung. Somit haben die Teams eine höhere Entscheidungsfreiheit, sind handlungsfähiger und sind selbstständiger. So können Innovationen und Änderungen schneller vorangetrieben werden.
Nachteile agiler Methoden
Bei der Einführung agiler Arbeitsmethoden können verschiedene Herausforderungen auftreten. Ein hoher Kommunikations- und Abstimmungsaufwand ist erforderlich, um ein reibungsloses Funktionieren sicherzustellen. Der Druck auf die Mitarbeitenden kann höher empfunden werden, da agile Arbeitsweisen oft schnellere Ergebnisse erfordern. Spannungen könnten entstehen, wenn einige Mitarbeitenden bereits agil arbeiten, während andere noch nicht mit den neuen Methoden vertraut sind. Zudem kann das Fehlen eines klaren Schritt-für-Schritt-Plans zu Verunsicherung führen, da einige Mitarbeitenden möglicherweise Schwierigkeiten haben, sich ohne detaillierte Anleitung zu orientieren.
Wie kann man agile Methoden im Einkauf anwenden?
Laut einer Studie der Hochschule Koblenz sind acht von zehn Unternehmen, die agile Methoden anwenden, davon überzeugt, dass sie in der Hälfte ihrer Projekte Zeit und Kosten einsparen können, während sie gleichzeitig bessere Arbeitsergebnisse erzielen.
Diese Methoden, wie z.B. Design Thinking, Feature Driven Development und SCRUM, lassen sich natürlich auch im Einkauf anwenden, beispielsweise auf das Lieferantenmanagement. Beim Lieferantenmanagement nach SCRUM werden Lieferanten regelmäßig geprüft und bewertet.
Dabei zählen nicht nur Leistung und Qualität des Lieferanten, sondern auch ihre Fähigkeit, sich den sich ändernden Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens anzupassen, um Lieferunfähigkeit, veraltete Produkte und nicht mehr marktfähige Produkte zu vermeiden.
Die Mischung macht‘s
Organisationen stehen vor der Herausforderung, die passende Beschaffungsmethode zu wählen. Während agile und traditionelle Beschaffung oft als gegensätzliche Ansätze betrachtet werden, besteht die Möglichkeit, beide zu nutzen. Diese Flexibilität erlaubt es, schnellere Entscheidungen zu treffen, wenn nötig, und gleichzeitig traditionelle Methoden beizubehalten, wenn Zeit weniger drängt. Besonders für Organisationen, die sich rasch anpassen müssen, erscheint die agile Beschaffung als die bevorzugte Wahl. Eine kritische Überprüfung der bestehenden Beschaffungspraktiken ist ratsam, um festzustellen, ob ein Übergang zu agilen Methoden notwendig ist, insbesondere wenn Probleme erst spät erkannt werden oder zu viele Personen am Prozess beteiligt sind.
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