Spend Analysis im indirekten Einkauf
Die Spend Analysis bezeichnet die Erfassung und Analyse der Ausgaben eines Unternehmens und ist ein kontinuierlicher Prozess, der wertvolle Einblicke in Ausgabenmuster ermöglicht. Sie ist eine der wichtigsten Methoden, um proaktiv Einsparmöglichkeiten zu ermitteln, Beschaffungsprozesse zu optimieren und Lieferantenbeziehungen zu verbessern. Auch der indirekte Einkauf kann von den vielfältigen Vorteilen einer Spend Analysis profitieren – welche das sind, zeigen wir in diesem Artikel.
Die Spend Analysis erzeugt Transparenz über die Ausgaben eines Unternehmens. Sie gibt Aufschluss über das Was, Wer und Wie der Ausgaben und lässt sich auch auf den indirekten Einkauf übertragen. Am einfachsten ist dies möglich, wenn indirekte Materialien über eine digitale Beschaffungsplattform wie Wucato eingekauft werden. So werden kontinuierlich Daten nach DSGVO erzeugt, die nur dem beschaffenden Unternehmen zur Analyse zur Verfügung stehen.
Erkennen von Einsparmöglichkeiten
Durch die Klassifizierung und Strukturierung der Daten nach unternehmenseigenen oder branchengängigen Kriterien können Ausgabenverteilungen, Trends und Abweichungen dargestellt werden. Diese Erkenntnisse helfen aktuelle Einsparmöglichkeiten zu identifizieren. Sie unterstützen beispielsweise Unternehmen bei den Verhandlungen mit Lieferanten, der Bündelung von Einkaufsvolumina und Standardisierung von Prozessen.
So können folgende Fragen beantwortet werden:
- 1. Welche Artikel sind für das Unternehmen am wichtigsten?
- 2. Welche Kategorien haben den höchsten Anteil an den Gesamtausgaben und wie haben sich die Ausgaben in diesen Kategorien im Laufe der Zeit entwickelt?
- 3. Wie hoch sind die gesamten Ausgaben, z.B. aufgeschlüsselt nach Kostenstellen, im Unternehmen?
- 4. Welche Lieferanten werden am häufigsten genutzt und gibt es bevorzugte Anbieter, mit denen das Unternehmen verstärkt zusammenarbeitet?
Überwachung verschiedener Kriterien
Eine regelmäßige Spend Analysis ermöglicht die Überwachung von Ausgaben hinsichtlich verschiedener Kriterien. So kann die Einhaltung von Budgets ebenso im Auge behalten werden wie die Erreichung von Umsatzzielen bei Vertragslieferanten. Es bringt zudem Transparenz in die tatsächlichen Bedarfe des Unternehmens und lässt dadurch genauere Prognosen für kommende Ausgaben zu.
Bequeme Berichterstellung
Die Ausgabenanalyse beginnt mit dem Sammeln und Bereinigen von Daten. Danach können Sie die Daten klassifizieren und konsolidieren, so dass sie auf verständliche Weise gruppiert und aussagekräftig visualisiert werden können. Wucato stellt Kunden die dafür notwendigen Daten und Tools zur Verfügung oder übernimmt die Aufbereitung sogar für sie. Dadurch vereinfacht sich die Berichterstellung merklich, sodass der Aufwand für die Analyse für das Unternehmen so gering wie möglich bleibt.
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